Besparingen van een spraakassistent: de formule, niet de belofte

Drie posten, één formule, geen percentage

Een spraakassistent levert geen besparingspercentage op. Hij verschuift drie kostenposten die u in uw eigen documenten leest: jaarlijkse besparing = (uren telefoon × uurkost werkgever) + jaarlijkse factuur van het telesecretariaat + (teruggewonnen tijdsloten × gemiddelde waarde van een behandeling), min de kost van de tool. Elke term staat in een stuk dat u al bezit. Een loonbrief. Een factuur van een dienstverlener. Een agenda. Geen enkele laat zich raden. De eerste hangt af van een conventioneel loonrooster en van degressieve werkgeversbijdragen. De tweede hangt af van een factureringseenheid die uw contract bepaalt, niet de markt. De derde hangt af van het tarief van de behandelingen die u echt uitvoert. Een leverancier die een cijfer noemt voordat hij deze drie stukken heeft gezien, verkoopt een slogan. Dit artikel geeft de methode en de openbare bron van elke post. Het geeft geen enkel resultaat van Solva: we publiceren geen methodologie voor zo’n cijfer, dus noemen we er ook geen.

Brutoloon is niet de werkgeverskost

Vertrek van het loonrooster dat voor u geldt. In de tandartspraktijken stelt het sectorakkoord van 5 december 2024 het minimum van een technisch secretaresse vast op 13,58 € per uur, voor 151,67 uur per maand. Het akkoord van 12 februari 2026 verhoogt dat met 1,5 %, dus 13,78 € per uur, van toepassing op 1 januari 2026 en uitgebreid tot de hele sector bij besluit van 15 juli 2026. Lees de bijlage die overeenkomt met uw coëfficiënt. De wettelijke ondergrens bedraagt sinds 1 juni 2026 12,31 € per uur, dus 1 867,02 € bruto per maand voor 35 uur. Twee niveaus van het tandheelkundige rooster liggen onder die ondergrens, en dan geldt de SMIC. Voeg de anciënniteitspremie toe. Artikel 3.15 van de overeenkomst stelt ze op 2 % na twee volledige jaren, daarna een punt extra per jaar, met een plafond van 20 %. Voeg ten slotte de werkgeversbijdragen toe. Daarvoor bestaat geen vaste vermenigvuldiger: sinds 1 januari 2026 geldt de enige degressieve algemene vermindering tot 3 SMIC, die afneemt naarmate het loon stijgt. In het openbare ziekenhuis verandert de basis: het brutosalaris vertrekt van de verhoogde index en de puntwaarde, bevroren sinds 1 juli 2023 op 5 907,34 € per jaar voor index 100.

• Noteer het uurtarief uit uw conventionele rooster, niet een gemiddeld loon.
• Vermenigvuldig met 151,67 uur om het maandelijkse referentiebruto te krijgen.
• Voeg de anciënniteit toe: 2 % na twee jaar, een punt per jaar.
• Bereken de bijdragen met de simulator van de Urssaf, nooit met een forfait.
• Deel de jaarlijkse werkgeverskost door de werkelijk gewerkte uren.

Het telesecretariaat leest u op de factuur

Voor deze post bestaat geen verplicht tarief. Geen enkele openbare tariefschaal geldt voor het medisch telesecretariaat: de prijs staat in uw contract, niet in een referentiekader. Daarom staat hier geen enkel bedrag. De methode past in één deling. Kost per nuttig gesprek = bedrag gefactureerd over twaalf maanden, gedeeld door het aantal gesprekken dat iets heeft opgeleverd. Een afspraak gemaakt, verplaatst of geannuleerd. Een bericht doorgegeven aan de zorgverlener. Die noemer is bijna nooit die van de dienstverlener. Drie verschillen keren altijd terug. Facturatie per minuut maakt van een spraakzame patiënt een budgetpost. Het maandelijkse forfait factureert een gesprek zonder gevolg tegen dezelfde prijs als een gemaakte afspraak. De overschrijding van een schijf wordt aan het einde van de maand afgerekend, buiten de vergelijking die de verkoper u heeft getoond. Neem twaalf facturen, niet de laatste. Een medische telefooncentrale draagt in januari niet dezelfde last als in augustus.

• Tel twaalf maanden facturen op, nooit één enkele maand.
• Tel in de noemer alleen de gesprekken die tot een concrete actie hebben geleid.
• Isoleer de overschrijdingen van een schijf, gefactureerd buiten het aangekondigde forfait.
• Controleer of gesprekken zonder gevolg u worden aangerekend.
• Voeg de interne tijd toe voor het herstellen van slecht doorgegeven berichten.

Een leeg tijdslot kan niet worden gefactureerd

Bij de arts beslist artikel R.4127-53 van de Code de la santé publique de kwestie: honoraria mogen alleen worden gevraagd voor handelingen die echt zijn uitgevoerd. Een patiënt die niet komt, is dus geen onbetaalde rekening. Het is een pure verliespost. Hetzelfde artikel voegt eraan toe dat een eenvoudig telefonisch advies geen recht geeft op honorarium: de tijd aan de lijn is een zuivere kost, nooit een inkomst. De deontologische code van de tandartsen neemt die formulering niet over; artikel R.4127-240 legt tact en gematigdheid op. Rest het tijdslot te waarderen. Neem het tarief van de behandeling die het had moeten innemen. Bij de huisarts tegen het verplichte tarief bedraagt de raadpleging 30 € op 1 januari 2026. Bij de tandarts bedraagt de raadpleging 23 € sinds 1 januari 2025. Het preventieve mondonderzoek, voorbehouden aan 3- tot 24-jarigen en zwangere vrouwen, loopt van 40 € zonder röntgenopname tot 64 € met panoramische opname. Weeg die tarieven naar de werkelijke frequentie van elke behandeling in uw agenda. Dat gewogen gemiddelde komt in de formule, nooit het hoogste tarief.

Meet uw eigen no-showpercentage, niet dat van de persberichten

Het nationale cijfer circuleert overal. De Académie nationale de médecine en de Conseil national de l’Ordre des médecins waarschuwden op 26 januari 2023 voor 6 tot 10 % afwezige patiënten per week, ongeveer 27 miljoen afspraken per jaar. Kijk hoe het is opgebouwd. Het persbericht verwijst naar “verschillende enquêtes” zonder ze te noemen. Het gaat uit van een verlies van bijna twee uur raadpleging per week en per arts, en extrapoleert dan naar heel Frankrijk. De best gedocumenteerde enquête uit de regio Parijs toont waaruit die verklaringen bestaan. De regionale unie van vrijgevestigde artsen van Île-de-France ondervroeg van 8 tot 21 juli 2022 per e-mail 16 000 artsen. Het responspercentage is 13 %, dus 2 240 respondenten. Van die respondenten verklaart 69 % een tot twee niet-nagekomen afspraken per dag, 4 % verklaart er meer dan vijf. En 80 % ziet er een groot probleem in. Dat zijn geëxtrapoleerde verklaringen, geen telling. Het beschrijft een beroepsgroep, niet uw praktijk. Tel die van u gedurende vier volledige weken, agenda in de hand. De meting duurt een uur en is meer waard dan alle persberichten samen.

• Tel de tijdsloten die leeg zijn gebleven, niet de geannuleerde die opnieuw zijn ingevuld.
• Scheid nieuwe patiënten van patiënten die al gevolgd worden.
• Noteer de termijn tussen de annulering en het uur van de afspraak.
• Herhaal de meting een maand later, buiten de schoolvakanties.

Wat herinneringen veranderen, met onderzoek als bewijs

Een Cochrane-review heeft het effect gemeten van sms-herinneringen op de aanwezigheid bij zorgafspraken. Zeven gerandomiseerde studies, 5 841 deelnemers: de aanwezigheid stijgt van 67,8 % zonder herinnering naar 78,6 % met herinnering. Het relatieve risico bedraagt 1,14, met een betrouwbaarheidsinterval van 95 % van 1,03 tot 1,26, en een bewijskracht die als matig wordt beoordeeld. Drie bijkomende studies, 2 509 deelnemers, tonen aan dat de sms even goed werkt als de telefonische herinnering, met een relatief risico van 0,99. Twee studies becijferen de kost per nagekomen afspraak van de sms 55 % en 65 % lager dan die van het telefoontje. De auteurs besluiten dat het bewijs onvoldoende blijft om een beleidsbeslissing te nemen. Twee gevolgen voor uw berekening. Pas een verschil in aanwezigheid toe, nooit een besparingspercentage. En schrijf aan de stem geen winst toe die de sms al oplevert: de automatische herinnering is een afzonderlijke regel van de formule.

Compliance is een regel in de berekening

Uw telefoon uitbesteden is gezondheidsgegevens uitbesteden. De AVG beschouwt de dienstverlener als verwerker. Artikel 28 vereist voldoende garanties, een schriftelijk contract, een verwerking op gedocumenteerde instructie, een vertrouwelijkheidsverbintenis van de gemachtigde personen, een voorafgaande toestemming voor elke subverwerker, en de mogelijkheid van audits. Het medisch beroepsgeheim gaat verder. Artikel L.1110-4 van de Code de la santé publique omvat elke persoon die door zijn activiteiten in contact staat met de instelling of de organisatie. De dienstverlener ontsnapt daar niet aan. Als de gegevens worden gehost, legt artikel L.1111-8 een contract en een conformiteitscertificaat op, afgegeven door een geaccrediteerde instantie. Deze verplichtingen gelden voor een menselijk telesecretariaat precies zoals voor een spraakassistent. Ze kosten tijd voor contractering, registerbeheer en controle. Neem ze op aan beide kanten van uw vergelijking. Een vergelijking die ze maar aan één kant telt, liegt over haar resultaat.

• Becijfer de tijd voor contractering en registerbeheer.
• Eis de lijst van subverwerkers voordat u tekent.
• Controleer het certificaat van hoster van gezondheidsgegevens, met nummer.
• Tel dezelfde regels mee voor uw huidige menselijke dienstverlener.

Wat Solva doet, en wat we niet becijferen

Solva neemt de oproepen van de praktijk aan en identificeert de patiënt. Het maakt, verplaatst of annuleert de afspraak in de agenda. Het verstuurt de herinneringen. Het schakelt door naar de zorgverlener zodra de vraag buiten het kader valt. Dat is wat de software doet. Wat we niet doen: u een percentage verkopen. We publiceren geen enkele methodologie achter een besparingscijfer, dus verschijnt er in dit artikel geen enkel cijfer van dien aard. Wat we wel leveren, zijn uw eigen logboeken: ontvangen oproepen, aangenomen oproepen, gemaakte afspraken, doorschakelingen naar de praktijk, verstuurde herinneringen. Die tellers voeden rechtstreeks de termen van de formule. Verzamel drie documenten voordat u een offerte opvraagt. Het loonrooster van uw secretariaat. Twaalf maanden facturen van de dienstverlener. Vier weken agenda. Vul de formule in en vergelijk het resultaat dan met de prijs van de tool, van welke leverancier ook. Een leverancier die deze berekening weigert, vraagt u hem op zijn woord te geloven.

Bronnen

1. Arrêté du 22 mai 2026 relatif au relèvement du SMIC, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054126589
2. Accord du 5 décembre 2024 relatif aux salaires (applicable au 1er janvier 2025), convention collective des cabinets dentaires (IDCC 1619), Légifrance, 2024 https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALITEXT000051352480/?idConteneur=KALICONT000005635655
3. Accord salarial du 12 février 2026 des cabinets dentaires, étendu par arrêté du 15 juillet 2026, CFTC Santé-Sociaux, 2026 https://www.cftc-santesociaux.fr/accord-salarial-2026-cabinets-dentaires-extension/
4. Avenant du 22 février 2024, article 3.15 Prime d’ancienneté, cabinets dentaires, Légifrance, 2024 https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALITEXT000049692988/?idConteneur=KALICONT000005635655
5. Urssaf, La réduction générale dégressive unique, 2026 https://www.urssaf.fr/accueil/employeur/beneficier-exonerations/reduction-generale-cotisation.html
6. Urssaf, Taux de cotisations du secteur privé, 2026 https://www.urssaf.fr/accueil/outils-documentation/taux-baremes/taux-cotisations-secteur-prive.html
7. Portail de la fonction publique, Connaître le point d’indice, 2026 https://www.fonction-publique.gouv.fr/etre-agent-public/ma-remuneration/connaitre-le-point-dindice
8. Assurance Maladie, Tarifs conventionnels des médecins généralistes et spécialistes, 2026 https://www.ameli.fr/medecin/exercice-liberal/facturation-remuneration/consultations-actes/tarifs/tarifs-conventionnels-medecins-generalistes-specialistes
9. Assurance Maladie, Tarifs conventionnels des chirurgiens-dentistes, 2025 https://www.ameli.fr/chirurgien-dentiste/exercice-liberal/facturation-remuneration/tarifs-conventionnels/tarifs
10. Code de la santé publique, article R.4127-53, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042795663
11. Code de la santé publique, article R.4127-240, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042795939
12. URPS médecins libéraux Île-de-France, enquête Rendez-vous non honorés (terrain 8-21 juillet 2022), publiée en 2024 https://www.urps-med-idf.org/wp-content/uploads/2024/02/20240205_urps_CP_etude_rendez-vous_non_honores.pdf
13. Académie nationale de médecine et Conseil national de l’Ordre des médecins, Rendez-vous médicaux non honorés, 2023 https://www.conseil-national.medecin.fr/publications/communiques-presse/rendez-medicaux-honores
14. Gurol-Urganci I. et al., Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments, Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013 https://www.cochranelibrary.com/cdsr/doi/10.1002/14651858.CD007458.pub3/full
15. Code de la santé publique, article L.1110-4, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000043895798
16. Code de la santé publique, article L.1111-8, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000049577902
17. CNIL, RGPD article 28 Sous-traitant, 2016 https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4
18. Strafgesetzbuch, Paragraf 203 Absatz 3, gesetze-im-internet.de, 2026 https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html