Ersparnis durch Sprachassistenten: die Formel statt des Versprechens

Drei Kostenblöcke, eine Formel, kein Prozentsatz

Ein Sprachassistent liefert keinen Einsparungsprozentsatz. Er verschiebt drei Kostenblöcke, die Sie in Ihren eigenen Unterlagen nachlesen: Jahresersparnis = (Telefonstunden × Arbeitgeberkosten je Stunde) + Jahresrechnung des Telefondienstes + (zurückgewonnene Termine × durchschnittlicher Wert einer Leistung), abzüglich der Kosten des Werkzeugs. Jeder Posten steckt in einem Dokument, das Sie längst besitzen. Eine Gehaltsabrechnung. Eine Dienstleisterrechnung. Ein Terminkalender. Keiner lässt sich schätzen. Der erste hängt an einem Tarifgitter und an Arbeitgeberbeiträgen, die mit der Vergütung sinken. Der zweite hängt an einer Abrechnungseinheit, die Ihr Vertrag festlegt, nicht der Markt. Der dritte hängt am Gebührensatz der Leistungen, die Sie tatsächlich erbringen. Wer eine Zahl nennt, bevor er diese drei Dokumente gesehen hat, verkauft einen Slogan. Dieser Artikel liefert die Methode und die öffentliche Quelle zu jedem Posten. Er liefert kein Solva-Ergebnis: Wir veröffentlichen keine Methodik für eine solche Zahl, also nennen wir sie auch nicht.

Bruttolohn ist nicht gleich Arbeitgeberkosten

Beginnen Sie mit dem Tarifgitter, das für Sie gilt. Das folgende Beispiel stammt aus dem französischen Tarifrecht für Zahnarztpraxen: Der Branchentarifvertrag vom 5. Dezember 2024 setzt das Minimum einer Fachsekretärin auf 13,58 € je Stunde bei 151,67 Monatsstunden. Der Tarifvertrag vom 12. Februar 2026 hebt diesen Mindestsatz um 1,5 % auf 13,78 € je Stunde, rückwirkend zum 1. Januar 2026. Seit der Allgemeinverbindlicherklärung vom 15. Juli 2026 gilt er für die gesamte Branche. Maßgeblich ist die Anlage zu Ihrer Eingruppierung. Der französische Mindestlohn (SMIC) liegt seit dem 1. Juni 2026 bei 12,31 € je Stunde, also 1.867,02 € brutto im Monat bei 35 Wochenstunden. Zwei Stufen des Zahnarzt-Tarifgitters liegen darunter; dort gilt dann der Mindestlohn. Rechnen Sie den Zuschlag für Betriebszugehörigkeit hinzu: Artikel 3.15 nennt 2 % nach zwei vollen Jahren, danach einen Punkt je Jahr, gedeckelt bei 20 %. Rechnen Sie zuletzt die Arbeitgeberbeiträge hinzu. Ein fester Multiplikator existiert nicht: Seit dem 1. Januar 2026 greift eine einzige degressive Entlastung bis zum Dreifachen des Mindestlohns, die mit steigender Vergütung abschmilzt. Ersetzen Sie diese französischen Werte durch Ihren Gehaltstarifvertrag, behalten Sie aber die Reihenfolge bei.

• Lesen Sie den Stundensatz im Tarifvertrag, nicht einen Durchschnittslohn.
• Multiplizieren Sie mit den vertraglichen Monatsstunden zum Referenzbrutto.
• Rechnen Sie Zuschläge für Betriebszugehörigkeit Jahr für Jahr hinzu.
• Berechnen Sie Arbeitgeberbeiträge mit dem amtlichen Rechner, nie pauschal.
• Teilen Sie die Jahresarbeitgeberkosten durch die tatsächlich geleisteten Stunden.

Den Telefondienst lesen Sie auf der Rechnung

Für diesen Posten gibt es keinen verbindlichen Tarif. Kein öffentliches Preisverzeichnis regelt den medizinischen Telefondienst: Der Preis steht in Ihrem Vertrag, nicht in einer Tabelle. Genau deshalb steht hier kein Betrag. Die Methode besteht aus einer Division. Kosten je nützlichem Anruf = der über zwölf Monate berechnete Betrag, geteilt durch die Zahl der Anrufe mit konkretem Ergebnis. Ein vereinbarter, verschobener oder abgesagter Termin. Eine an die Praxis weitergegebene Nachricht. Dieser Nenner ist fast nie der des Anbieters. Drei Lücken tauchen immer wieder auf. Die Abrechnung nach Minuten macht aus einem gesprächigen Patienten eine Budgetposition. Die Monatspauschale berechnet einen ergebnislosen Anruf wie einen gebuchten Termin. Die Überschreitung wird zum Monatsende abgerechnet, außerhalb des gezeigten Vergleichs. Ziehen Sie zwölf Rechnungen heran, nicht die letzte. Eine Praxiszentrale trägt im Januar eine andere Last als im August.

• Addieren Sie zwölf Monatsrechnungen, niemals einen einzelnen Monat.
• Zählen Sie im Nenner nur Anrufe mit konkretem Ergebnis.
• Trennen Sie Überschreitungen heraus, die außerhalb des Pakets abgerechnet werden.
• Prüfen Sie, ob ergebnislose Anrufe berechnet werden.
• Rechnen Sie die interne Nacharbeit falsch aufgenommener Nachrichten hinzu.

Ein leerer Termin lässt sich nicht abrechnen

Für Ärzte entscheidet das französische Recht die Frage eindeutig. Artikel R.4127-53 des französischen Gesundheitsgesetzbuchs bestimmt, dass Honorare nur für tatsächlich erbrachte Leistungen gefordert werden dürfen. Ein Patient, der nicht erscheint, ist damit keine offene Forderung. Er ist ein Totalverlust. Derselbe Artikel hält fest, dass eine bloße telefonische Auskunft keinen Honoraranspruch begründet: Zeit am Telefon ist reiner Aufwand, nie Umsatz. Das zahnärztliche Berufsrecht kennt diesen Satz nicht; sein Artikel R.4127-240 verlangt Maß und Zurückhaltung. Nun bewerten Sie den Termin. Nehmen Sie den Satz der Leistung, die ihn hätte füllen sollen. Beim französischen Allgemeinarzt zum Regelsatz liegt die Konsultation zum 1. Januar 2026 bei 30 €. Beim französischen Zahnarzt liegt die Konsultation seit dem 1. Januar 2025 bei 23 €. Die zahnärztliche Vorsorgeuntersuchung, vorbehalten den 3- bis 24-Jährigen und Schwangeren, reicht von 40 € ohne Röntgenbild bis 64 € mit Panoramaaufnahme. Gewichten Sie nach der tatsächlichen Häufigkeit im Kalender. Prüfen Sie zuerst, ob ein Ausfallhonorar in Ihrem Land überhaupt zulässig ist.

Messen Sie Ihre Ausfallquote, nicht die aus Pressemitteilungen

Die nationale Zahl kursiert überall. Die französische Akademie der Medizin und die französische Ärztekammer warnten am 26. Januar 2023, dass wöchentlich 6 bis 10 % der Patienten nicht erscheinen, hochgerechnet rund 27 Millionen Termine im Jahr. Sehen Sie sich an, wie sie zustande kommt. Die Mitteilung beruft sich auf „mehrere Erhebungen“, ohne sie zu nennen. Sie setzt knapp zwei verlorene Sprechstunden je Arzt und Woche an und rechnet auf das ganze Land hoch. Die am besten dokumentierte französische Erhebung zeigt, was solche Selbstauskünfte wert sind. Die regionale Vertretung der niedergelassenen Ärzte der Île-de-France befragte vom 8. bis 21. Juli 2022 per E-Mail 16.000 Ärztinnen und Ärzte. Die Rücklaufquote lag bei 13 %, also 2.240 Antworten. Von diesen Befragten berichten 69 % ein bis zwei versäumte Termine pro Tag, 4 % mehr als fünf. Und 80 % nennen das ein großes Problem. Das ist hochgerechnete Selbstauskunft, keine Zählung. Sie beschreibt einen Berufsstand, nicht Ihre Praxis. Zählen Sie vier volle Wochen mit dem Kalender in der Hand.

• Zählen Sie leer gebliebene Termine, nicht neu besetzte Absagen.
• Trennen Sie Erstpatienten von bereits betreuten Patienten.
• Erfassen Sie den Abstand zwischen Absage und Terminbeginn.
• Wiederholen Sie die Messung einen Monat später, außerhalb der Ferien.

Was Erinnerungen wirklich bewirken, laut randomisierten Studien

Eine Cochrane-Übersicht hat gemessen, was SMS-Erinnerungen für die Terminwahrnehmung leisten. Sieben randomisierte Studien, 5.841 Teilnehmende: Die Wahrnehmung steigt von 67,8 % ohne Erinnerung auf 78,6 % mit Erinnerung. Das relative Risiko beträgt 1,14, 95-Prozent-Konfidenzintervall 1,03 bis 1,26, Evidenzqualität moderat. Drei weitere Studien mit 2.509 Teilnehmenden zeigen, dass die SMS dem Telefonanruf gleichwertig ist, relatives Risiko 0,99. Zwei Studien beziffern die Kosten je wahrgenommenem Termin bei der SMS um 55 % beziehungsweise 65 % niedriger als bei einem Anruf. Die Autoren halten die Evidenz für eine politische Entscheidung ausdrücklich für unzureichend. Zwei Folgerungen für Ihre Rechnung. Setzen Sie eine Differenz bei der Terminwahrnehmung an, nie einen Einsparungsprozentsatz. Und schreiben Sie der Stimme nicht gut, was die SMS bereits leistet: Die automatische Erinnerung ist eine eigene Zeile.

Compliance ist eine Zeile in der Rechnung

Wer sein Telefon auslagert, lagert Gesundheitsdaten aus. Die DSGVO stuft den Anbieter als Auftragsverarbeiter ein. Artikel 28 verlangt hinreichende Garantien, einen schriftlichen Vertrag, Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung, eine Vertraulichkeitsverpflichtung der befugten Personen, die vorherige Genehmigung jedes weiteren Unterauftragsverarbeiters und die Möglichkeit von Überprüfungen. Die ärztliche Schweigepflicht geht weiter. Paragraf 203 Absatz 3 StGB erlaubt die Offenbarung gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen nur, soweit dies für die Inanspruchnahme ihrer Tätigkeit erforderlich ist. Das ist eine Erforderlichkeitsprüfung, kein Freibrief. Die französische Zertifizierungspflicht für das Hosting von Gesundheitsdaten nach Artikel L.1111-8 gilt ausschließlich in Frankreich. Übertragen Sie sie nicht, prüfen Sie stattdessen Ihre eigenen Vorgaben. Diese Pflichten gelten für einen menschlichen Telefondienst genauso wie für einen Sprachassistenten. Setzen Sie sie auf beide Seiten des Vergleichs, sonst lügt er.

• Beziffern Sie die Zeit für Vertrag und Verarbeitungsverzeichnis.
• Fordern Sie die Liste der Unterauftragsverarbeiter vor Vertragsschluss.
• Prüfen Sie Zertifikate für das Hosting von Gesundheitsdaten samt Nummer.
• Rechnen Sie dieselben Posten für Ihren aktuellen Dienstleister mit.

Was Solva tut, und was wir nicht beziffern

Solva nimmt die Anrufe der Praxis an und identifiziert den Patienten. Solva vereinbart, verschiebt oder storniert den Termin im Kalender. Solva versendet die Erinnerungen. Solva übergibt an die Praxis, sobald das Anliegen den Rahmen verlässt. Das leistet die Software. Was wir nicht tun: Ihnen einen Prozentsatz verkaufen. Wir veröffentlichen keine Methodik hinter einer Einsparungszahl, also steht in diesem Artikel auch keine. Was wir liefern, sind Ihre eigenen Protokolle: eingegangene Anrufe, angenommene Anrufe, vereinbarte Termine, Übergaben an die Praxis, versendete Erinnerungen. Diese Zähler speisen die Posten der Formel unmittelbar. Legen Sie vor jedem Angebot drei Dokumente bereit. Den Gehaltstarif Ihres Empfangs. Zwölf Monatsrechnungen Ihres Dienstleisters. Vier Wochen Terminkalender. Füllen Sie die Formel aus und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Preis des Werkzeugs, gleich welcher Anbieter. Wer diese Rechnung verweigert, verlangt Vertrauen statt Belege.

Quellen

1. Arrêté du 22 mai 2026 relatif au relèvement du SMIC, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054126589
2. Accord du 5 décembre 2024 relatif aux salaires (applicable au 1er janvier 2025), convention collective des cabinets dentaires (IDCC 1619), Légifrance, 2024 https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALITEXT000051352480/?idConteneur=KALICONT000005635655
3. Accord salarial du 12 février 2026 des cabinets dentaires, étendu par arrêté du 15 juillet 2026, CFTC Santé-Sociaux, 2026 https://www.cftc-santesociaux.fr/accord-salarial-2026-cabinets-dentaires-extension/
4. Avenant du 22 février 2024, article 3.15 Prime d’ancienneté, cabinets dentaires, Légifrance, 2024 https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALITEXT000049692988/?idConteneur=KALICONT000005635655
5. Urssaf, La réduction générale dégressive unique, 2026 https://www.urssaf.fr/accueil/employeur/beneficier-exonerations/reduction-generale-cotisation.html
6. Urssaf, Taux de cotisations du secteur privé, 2026 https://www.urssaf.fr/accueil/outils-documentation/taux-baremes/taux-cotisations-secteur-prive.html
7. Portail de la fonction publique, Connaître le point d’indice, 2026 https://www.fonction-publique.gouv.fr/etre-agent-public/ma-remuneration/connaitre-le-point-dindice
8. Assurance Maladie, Tarifs conventionnels des médecins généralistes et spécialistes, 2026 https://www.ameli.fr/medecin/exercice-liberal/facturation-remuneration/consultations-actes/tarifs/tarifs-conventionnels-medecins-generalistes-specialistes
9. Assurance Maladie, Tarifs conventionnels des chirurgiens-dentistes, 2025 https://www.ameli.fr/chirurgien-dentiste/exercice-liberal/facturation-remuneration/tarifs-conventionnels/tarifs
10. Code de la santé publique, article R.4127-53, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042795663
11. Code de la santé publique, article R.4127-240, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042795939
12. URPS médecins libéraux Île-de-France, enquête Rendez-vous non honorés (terrain 8-21 juillet 2022), publiée en 2024 https://www.urps-med-idf.org/wp-content/uploads/2024/02/20240205_urps_CP_etude_rendez-vous_non_honores.pdf
13. Académie nationale de médecine et Conseil national de l’Ordre des médecins, Rendez-vous médicaux non honorés, 2023 https://www.conseil-national.medecin.fr/publications/communiques-presse/rendez-medicaux-honores
14. Gurol-Urganci I. et al., Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments, Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013 https://www.cochranelibrary.com/cdsr/doi/10.1002/14651858.CD007458.pub3/full
15. Code de la santé publique, article L.1110-4, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000043895798
16. Code de la santé publique, article L.1111-8, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000049577902
17. CNIL, RGPD article 28 Sous-traitant, 2016 https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4
18. Strafgesetzbuch, Paragraf 203 Absatz 3, gesetze-im-internet.de, 2026 https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html