Privacybeleid

Solva verwerkt de gegevens die praktijken toevertrouwen met technische dienstverleners, onder meer voor oproepen en AI-diensten. Hun rol wordt hieronder beschreven.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Solva — eenmanszaak (auto-entrepreneur) uitgebaat door Théo Sanz.
Zetel: 253 rue Hippolyte Fizeau, 34000 Montpellier, Frankrijk.
SIREN: 944 511 930 · SIRET: 944 511 930 00017.
Voor de gegevens die via deze site worden verzameld (contactformulier, analytische cookies) treedt Solva op als verwerkingsverantwoordelijke.

Voor de gezondheidsgegevens die in het kader van de Solva-dienst worden verwerkt (oproepen, transcripties, afspraken) treedt Solva op als verwerker van de klantpraktijk, die verwerkingsverantwoordelijke blijft in de zin van artikel 28 van de AVG.

2. Contact gegevensbescherming

Solva is, gelet op zijn huidige structuur, niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aan te wijzen, maar blijft volledig toegewijd aan de naleving van de AVG. Voor elke vraag over uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten:

E-mail: contact@getsolva.fr
Antwoord binnen maximaal 30 dagen.

3. Verzamelde gegevens

Via de site getsolva.fr:

Contactgegevens die vrijwillig worden ingevuld: naam, e-mail, telefoon, naam van de praktijk, grootte van het team, vrij bericht.
Navigatiegegevens verzameld via meetdiensten: IP-adres, type browser, geraadpleegde pagina's, verkeersbron, duur van het bezoek.

Via de Solva-dienst (aan de kant van de klantpraktijk):

Opnames en transcripties van binnenkomende en uitgaande patiëntoproepen.
Patiëntgegevens: voornaam, naam, geboortedatum, telefoonnummer, reden van de raadpleging, eventuele antecedenten die de patiënt meedeelt.
Afspraakgegevens: datum, uur, zorgverlener, status, verzonden herinneringen.
Technische metagegevens: nummer van de beller, duur van de oproep, audiokwaliteit.

4. Rechtsgronden van de verwerking

Overeenkomstig artikel 6 van de AVG:

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b): voor het leveren van de Solva-dienst waarop de praktijk is ingeschreven.
Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): voor commerciële prospectie bij praktijken, de verbetering van de dienst en de veiligheid van het systeem.
Toestemming (art. 6.1.a): voor marketingcommunicatie.
Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): voor de bewaring van facturen en de naleving van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Voor gezondheidsgegevens in het bijzonder steunt de verwerking op artikel 9.2.h van de AVG (administratief beheer van zorg door een beroepsbeoefenaar die gebonden is aan het medisch beroepsgeheim).

5. Doeleinden

Contactaanvragen beantwoorden, demonstraties organiseren.
De Solva-dienst uitvoeren: oproepen opnemen, afspraken maken, herinneringen versturen.
De dienst verbeteren via geaggregeerde en geanonimiseerde analyses.
De veiligheid van het systeem verzekeren en fraude voorkomen.
Onze wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen naleven.

6. Hosting en locatie van de gegevens

De klinische databank en de toepassingsdiensten voor het dashboard en de spraakagent gebruiken Railway. De configuratie die op 28 oktober 2026 werd vastgesteld vermeldt regio europe-west4 voor deze diensten; de locatie van het databankvolume moet nog worden bevestigd.

Oproepopnames gebruiken de objectopslag van Scaleway in Parijs. De Doctolib-Bridge wordt door Scaleway in Frankrijk gehost, met een aparte container per praktijk.

De website en de dashboardinterface worden geleverd door Vercel. Sommige dienstverleners verwerken gegevens buiten de Europese Unie, met name voor telefonie en AI; hun rol staat hieronder.

7. Verwerkers en ontvangers

Afhankelijk van de gebruikte functies werkt Solva onder meer met de volgende technische dienstverleners:

Railway — databank en toepassingsdiensten.
Scaleway — opslag van oproepopnames en hosting van de Doctolib-Bridge.
Twilio — telefonie en berichten.
LiveKit — real-time audioroutering en spraakinfrastructuur; het project gebruikt een gegevensregio in de Verenigde Staten.
Soniox — spraakherkenning; Deepgram wordt gebruikt voor Zwitsers-Duits in het Zwitserse profiel.
ElevenLabs — spraaksynthese.
OpenAI — taalmodellen.
Anthropic, Google en DeepSeek — kunnen afhankelijk van de configuratie modellen voor oproepsamenvattingen leveren; de actieve aanbieder moet nog worden bevestigd.
TypeSafe AI — bepaalde spraakcontroles, evaluatie van oproepen en analyse van sms-antwoorden.
Vercel — website en dashboardinterface.
Clerk — authenticatie van personeel.
Pusher — doorgeven van gebeurtenissen in real time.
EmailJS — doorgeven van aanvragen via het contactformulier.
Google Analytics en PostHog — meting van het websitebezoek; Microsoft Clarity kan afhankelijk van de configuratie worden geladen.

Gegevens kunnen buiten de Europese Unie worden doorgegeven. De verwerkingsregio’s van de andere dienstverleners zijn niet allemaal gecontroleerd; hun contractuele waarborgen en bewaartermijnen moeten nog worden bevestigd.

De gedetailleerde en actuele lijst van de verwerkers wordt bij de ondertekening van het contract aan de klantpraktijk meegedeeld en blijft op verzoek beschikbaar via contact@getsolva.fr.

8. Bewaartermijn

Contactgegevens van prospecten: 3 jaar vanaf het laatste contact.
Oproepopnames: een vervalregel van 180 dagen is ingesteld voor actuele objecten in de audio-opslag; de daadwerkelijke verwijdering en de behandeling van eventuele oudere versies moeten nog worden nagegaan.
Transcripties en patiëntgegevens: er is geen algemene automatische verwijdertermijn bevestigd. Gesprekken die als verwijderd zijn gemarkeerd, komen na 30 dagen in aanmerking voor een dagelijkse verwijdering; voor andere gegevens en kopieën bij dienstverleners gelden eigen regels.
Facturatiegegevens: 10 jaar (boekhoudkundige en fiscale verplichting).
Meetcookies en identificatiemiddelen: toepasselijke bewaartermijnen moeten nog worden nagegaan.

9. Technische en organisatorische beveiliging

Versleuteling van gegevens tijdens het transport.
Authenticatie van praktijkpersoneel en scheiding van de toegang tussen praktijken.
Toegang tot opnames via tijdelijke links die de server na controle van de rechten verstrekt.
Dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse databankback-ups zijn ingesteld; de eerste back-up en het herstel moeten nog worden nagegaan.

10. Uw rechten

Overeenkomstig de artikelen 15 tot 22 van de AVG beschikt u op elk ogenblik over de volgende rechten:

Recht op inzage: de bevestiging en een kopie verkrijgen van uw verwerkte gegevens.
Recht op rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden"): de verwijdering van uw gegevens vragen, behoudens wettelijke bewaarverplichtingen.
Recht op beperking van de verwerking.
Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
Recht van bezwaar tegen de verwerking, met name voor prospectiedoeleinden.
Recht om richtlijnen post mortem vast te leggen over uw gegevens.

Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via contact@getsolva.fr. Antwoord binnen maximaal 30 dagen.

11. Klacht bij de CNIL

Als u van mening bent dat uw rechten niet zijn gerespecteerd, kunt u op elk ogenblik een klacht indienen bij de Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL):

CNIL · 3 Place de Fontenoy · TSA 80715 · 75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr/fr/plaintes

12. Cookies

De website laadt Google Analytics en PostHog bij het openen van de pagina en kan Microsoft Clarity laden wanneer het is ingesteld. Er is momenteel geen toestemmingsbanner of mogelijkheid om toestemming via de voettekst in te trekken. Deze diensten kunnen cookies plaatsen of andere identificatiemiddelen gebruiken; hun configuratie en bewaartermijnen moeten nog worden nagegaan.

13. Minderjarigen

De Solva-dienst is niet rechtstreeks bedoeld voor minderjarigen. De gegevens van minderjarige patiënten die in het kader van de dienst worden verwerkt, worden uitsluitend verwerkt onder de verantwoordelijkheid van de klantpraktijk en onder het gezag van de wettelijke vertegenwoordigers.

14. Wijzigingen van dit beleid

Dit beleid kan evolueren. Elke wezenlijke wijziging wordt ten minste 30 dagen vóór de inwerkingtreding per e-mail meegedeeld aan de klanten van de Solva-dienst en op de site getsolva.fr aangekondigd.

15. Contact

Voor elke vraag over uw gegevens of over dit beleid:
E-mail: contact@getsolva.fr
Post: Solva, 253 rue Hippolyte Fizeau, 34000 Montpellier, Frankrijk.