Économies d’un assistant vocal : la formule, pas la promesse

Trois postes, une formule, aucun pourcentage

Un assistant vocal ne produit pas un pourcentage d’économies. Il déplace trois postes de coût que vous lisez dans vos propres documents : économie annuelle = (heures de téléphone × coût horaire employeur) + facture annuelle du télésecrétariat + (créneaux récupérés × valeur moyenne d’un acte), moins le coût de l’outil. Chaque terme vit dans une pièce que vous détenez déjà. Un bulletin de paie. Une facture de prestataire. Un agenda. Aucun ne se devine. Le premier dépend d’une grille conventionnelle et de cotisations patronales dégressives. Le deuxième dépend d’une unité de facturation que votre contrat définit, pas le marché. Le troisième dépend du tarif des actes que vous pratiquez vraiment. Un éditeur qui annonce un chiffre avant d’avoir vu ces trois pièces vend un slogan. Cet article donne la méthode et la source publique de chaque poste. Il ne donne aucun résultat Solva : nous ne publions pas de méthodologie pour un tel chiffre, donc nous n’en avançons pas.

Le salaire brut n’est pas le coût employeur

Partez de la grille qui s’impose à vous. Dans les cabinets dentaires, l’accord de branche du 5 décembre 2024 fixe le minimum d’une secrétaire technique à 13,58 € de l’heure, pour 151,67 heures mensuelles. L’accord du 12 février 2026 le relève de 1,5 %, soit 13,78 € de l’heure, applicable au 1er janvier 2026 et étendu à toute la branche par arrêté du 15 juillet 2026. Lisez l’annexe qui correspond à votre coefficient. Le plancher légal, lui, est de 12,31 € de l’heure depuis le 1er juin 2026, soit 1 867,02 € brut par mois pour 35 heures. Deux niveaux de la grille dentaire passent sous ce plancher, et c’est alors le SMIC qui s’applique. Ajoutez la prime d’ancienneté. L’article 3.15 de la convention la fixe à 2 % après deux ans révolus, puis un point de plus par année, dans la limite de 20 %. Ajoutez enfin les cotisations patronales. Elles n’ont pas de multiplicateur fixe : depuis le 1er janvier 2026, la réduction générale dégressive unique s’applique jusqu’à 3 SMIC et décroît à mesure que le salaire monte. À l’hôpital public, la base change : le traitement brut part de l’indice majoré et de la valeur du point, gelée depuis le 1er juillet 2023 à 5 907,34 € par an pour l’indice 100.

• Relevez le taux horaire de votre grille conventionnelle, pas un salaire moyen.
• Multipliez par 151,67 heures pour obtenir le brut mensuel de référence.
• Ajoutez l’ancienneté : 2 % à deux ans, un point par année.
• Calculez les cotisations avec le simulateur de l’Urssaf, jamais un forfait.
• Divisez le coût annuel employeur par les heures réellement travaillées.

Le télésecrétariat se lit sur la facture

Ce poste n’a pas de tarif opposable. Aucun barème public ne s’impose au télésecrétariat médical : le prix vit dans votre contrat, pas dans un référentiel. C’est pour cette raison qu’aucun montant ne figure ici. La méthode, elle, tient en une division. Coût par appel utile = montant facturé sur douze mois, divisé par le nombre d’appels qui ont produit quelque chose. Un rendez-vous posé, déplacé ou annulé. Un message transmis au praticien. Ce dénominateur n’est presque jamais celui du prestataire. Trois écarts reviennent toujours. La facturation à la minute transforme un patient bavard en ligne budgétaire. Le forfait mensuel facture au même prix un appel sans suite et un rendez-vous posé. Le dépassement de palier se règle en fin de mois, hors de la comparaison que le commercial vous a montrée. Reprenez douze factures, pas la dernière. Un standard médical ne porte pas la même charge en janvier et en août.

• Additionnez douze mois de factures, jamais un mois isolé.
• Comptez au dénominateur les seuls appels qui ont produit un acte.
• Isolez les dépassements de palier, facturés hors du forfait annoncé.
• Vérifiez si les appels sans suite vous sont facturés.
• Ajoutez le temps interne de reprise des messages mal transmis.

Un créneau vide ne se facture pas

Chez le médecin, l’article R.4127-53 du code de la santé publique tranche la question : les honoraires ne peuvent être réclamés qu’à l’occasion d’actes réellement effectués. Un patient qui ne vient pas n’est donc pas un impayé. C’est une perte sèche. Le même article ajoute qu’un simple avis donné par téléphone n’ouvre droit à aucun honoraire : le temps passé en ligne est un coût pur, jamais une recette. Le code de déontologie des chirurgiens-dentistes ne reprend pas cette formule ; son article R.4127-240 impose le tact et la mesure. Reste à valoriser le créneau. Prenez le tarif de l’acte qui aurait dû l’occuper. Chez le médecin généraliste à tarif opposable, la consultation est à 30 € au 1er janvier 2026. Chez le chirurgien-dentiste, la consultation est à 23 € depuis le 1er janvier 2025. L’examen bucco-dentaire de prévention, réservé aux 3-24 ans et aux femmes enceintes, va de 40 € sans radiographie à 64 € avec panoramique. Pondérez ces tarifs par la fréquence réelle de chaque acte dans votre agenda. C’est cette moyenne pondérée qui entre dans la formule, jamais le tarif le plus élevé.

Mesurez votre taux d’absence, pas celui des communiqués

Le chiffre national circule partout. L’Académie nationale de médecine et le Conseil national de l’Ordre des médecins ont alerté le 26 janvier 2023 sur 6 à 10 % de patients absents chaque semaine, soit environ 27 millions de rendez-vous par an. Regardez comment il est construit. Le communiqué invoque « plusieurs enquêtes » sans les nommer. Il retient une perte de près de deux heures de consultation par semaine et par médecin, puis extrapole à la France entière. L’enquête francilienne la mieux documentée montre de quoi ces déclarations sont faites. L’union régionale des médecins libéraux d’Île-de-France a interrogé par courriel 16 000 médecins du 8 au 21 juillet 2022. Le taux de réponse est de 13 %, soit 2 240 répondants. Sur ces répondants, 69 % déclarent un à deux rendez-vous non honorés par jour, 4 % en déclarent plus de cinq. Et 80 % y voient un problème majeur. C’est du déclaratif extrapolé, pas un comptage. Cela décrit une profession, pas votre cabinet. Comptez le vôtre sur quatre semaines pleines, agenda en main. La mesure prend une heure et vaut plus que tous les communiqués réunis.

• Comptez les créneaux restés vides, pas les annulations réattribuées.
• Séparez les nouveaux patients des patients déjà suivis.
• Relevez le délai entre l’annulation et l’heure du rendez-vous.
• Refaites la mesure un mois plus tard, hors vacances scolaires.

Ce que les rappels changent, essais à l’appui

Une revue Cochrane a mesuré l’effet des rappels par SMS sur la présence aux rendez-vous de santé. Sept essais randomisés, 5 841 participants : la présence passe de 67,8 % sans rappel à 78,6 % avec rappel. Le risque relatif est de 1,14, intervalle de confiance à 95 % de 1,03 à 1,26, niveau de preuve jugé modéré. Trois essais supplémentaires, 2 509 participants, montrent que le SMS fait aussi bien que le rappel téléphonique, avec un risque relatif de 0,99. Deux études chiffrent le coût par rendez-vous honoré du SMS 55 % et 65 % en dessous de celui de l’appel téléphonique. Les auteurs concluent que les preuves restent insuffisantes pour trancher une décision de politique publique. Deux conséquences pour votre calcul. Appliquez un écart de présence, jamais un pourcentage d’économies. Et n’attribuez pas à la voix un gain que le SMS produit déjà : le rappel automatique est une ligne distincte de la formule.

La conformité est une ligne du calcul

Confier son téléphone, c’est confier des données de santé. Le RGPD range le prestataire en sous-traitant. Son article 28 exige des garanties suffisantes, un contrat écrit, un traitement sur instruction documentée, un engagement de confidentialité des personnes autorisées, une autorisation préalable avant tout sous-traitant ultérieur, et la possibilité d’audits. Le secret médical va plus loin. L’article L.1110-4 du code de la santé publique couvre toute personne en relation, par ses activités, avec l’établissement ou l’organisme. Le prestataire n’y échappe pas. Si les données sont hébergées, l’article L.1111-8 impose un contrat et un certificat de conformité délivré par un organisme accrédité. Ces obligations valent pour un télésecrétariat humain exactement comme pour un assistant vocal. Elles coûtent du temps de contractualisation, de tenue de registre et de contrôle. Portez-les des deux côtés de votre comparaison. Une comparaison qui ne les compte que d’un seul côté ment sur son résultat.

• Chiffrez le temps de contractualisation et de tenue du registre.
• Exigez la liste des sous-traitants ultérieurs avant de signer.
• Vérifiez le certificat d’hébergeur de données de santé, numéro à l’appui.
• Comptez ces mêmes lignes pour votre prestataire humain actuel.

Ce que Solva fait, et ce que nous ne chiffrons pas

Solva décroche les appels du cabinet et identifie le patient. Il pose, déplace ou annule le rendez-vous dans l’agenda. Il envoie les rappels. Il transfère au praticien dès que la demande sort du cadre. Voilà ce que le logiciel fait. Ce que nous ne faisons pas : vous vendre un pourcentage. Nous ne publions aucune méthodologie derrière un chiffre d’économies, donc aucun chiffre de ce type n’apparaît dans cet article. Ce que nous fournissons, ce sont vos propres journaux : appels reçus, appels décrochés, rendez-vous posés, transferts vers le cabinet, rappels envoyés. Ces compteurs alimentent directement les termes de la formule. Avant de demander le moindre devis, réunissez trois documents. La grille de salaire de votre secrétariat. Douze mois de factures de prestataire. Quatre semaines d’agenda. Remplissez la formule, puis comparez le résultat au prix de l’outil, quel que soit l’éditeur. Un fournisseur qui refuse ce calcul vous demande de le croire sur parole.

Sources

1. Arrêté du 22 mai 2026 relatif au relèvement du SMIC, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000054126589
2. Accord du 5 décembre 2024 relatif aux salaires (applicable au 1er janvier 2025), convention collective des cabinets dentaires (IDCC 1619), Légifrance, 2024 https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALITEXT000051352480/?idConteneur=KALICONT000005635655
3. Accord salarial du 12 février 2026 des cabinets dentaires, étendu par arrêté du 15 juillet 2026, CFTC Santé-Sociaux, 2026 https://www.cftc-santesociaux.fr/accord-salarial-2026-cabinets-dentaires-extension/
4. Avenant du 22 février 2024, article 3.15 Prime d’ancienneté, cabinets dentaires, Légifrance, 2024 https://www.legifrance.gouv.fr/conv_coll/id/KALITEXT000049692988/?idConteneur=KALICONT000005635655
5. Urssaf, La réduction générale dégressive unique, 2026 https://www.urssaf.fr/accueil/employeur/beneficier-exonerations/reduction-generale-cotisation.html
6. Urssaf, Taux de cotisations du secteur privé, 2026 https://www.urssaf.fr/accueil/outils-documentation/taux-baremes/taux-cotisations-secteur-prive.html
7. Portail de la fonction publique, Connaître le point d’indice, 2026 https://www.fonction-publique.gouv.fr/etre-agent-public/ma-remuneration/connaitre-le-point-dindice
8. Assurance Maladie, Tarifs conventionnels des médecins généralistes et spécialistes, 2026 https://www.ameli.fr/medecin/exercice-liberal/facturation-remuneration/consultations-actes/tarifs/tarifs-conventionnels-medecins-generalistes-specialistes
9. Assurance Maladie, Tarifs conventionnels des chirurgiens-dentistes, 2025 https://www.ameli.fr/chirurgien-dentiste/exercice-liberal/facturation-remuneration/tarifs-conventionnels/tarifs
10. Code de la santé publique, article R.4127-53, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042795663
11. Code de la santé publique, article R.4127-240, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000042795939
12. URPS médecins libéraux Île-de-France, enquête Rendez-vous non honorés (terrain 8-21 juillet 2022), publiée en 2024 https://www.urps-med-idf.org/wp-content/uploads/2024/02/20240205_urps_CP_etude_rendez-vous_non_honores.pdf
13. Académie nationale de médecine et Conseil national de l’Ordre des médecins, Rendez-vous médicaux non honorés, 2023 https://www.conseil-national.medecin.fr/publications/communiques-presse/rendez-medicaux-honores
14. Gurol-Urganci I. et al., Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments, Cochrane Database of Systematic Reviews, 2013 https://www.cochranelibrary.com/cdsr/doi/10.1002/14651858.CD007458.pub3/full
15. Code de la santé publique, article L.1110-4, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000043895798
16. Code de la santé publique, article L.1111-8, Légifrance, 2026 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000049577902
17. CNIL, RGPD article 28 Sous-traitant, 2016 https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre4
18. Strafgesetzbuch, Paragraf 203 Absatz 3, gesetze-im-internet.de, 2026 https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html